5 cách sắp xếp thời gian hiệu quả công việc bận rộn

Bạn là người luôn rơi vào trạng thái mất ngủ vì “gồng gánh” quá nhiều công việc? Bạn không đủ thời gian để gặp gỡ bạn bè hoặc ngồi ăn một bữa cơm cùng những người thân yêu? Công việc bận rộn khiến cuộc sống bạn trở nên căng thẳng hơn bao giờ hết. Nhưng nói một cách khách quan, bận rộn chính là dấu hiệu cho thấy bạn chưa có cách sắp xếp thời gian làm việc hợp lý.

Đừng quá lo lắng, hãy tìm ra phương pháp sắp xếp thời gian một cách khoa học thông qua bài viết dưới đây. Chúng tôi tin rằng, 5 cách sắp xếp thời gian hiệu quả này, bạn sẽ bớt cảm giác bận rộn để có nhiều giây phút thảnh thơi cho cuộc sống.

Xác định lượng công việc cần làm

Dù chúng ta là ai: một CEO, một nhân viên văn phòng hay một người lao công,… chúng ta đều chỉ có sắp xếp thời gian gói gọn trong 24 tiếng một ngày. Để đảm bảo năng suất làm việc đạt mức tối ưu, mỗi ngày, bạn phải lên danh sách những công việc cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định. Ví dụ: trong vòng 8 tiếng đồng hồ, bạn cần làm xong 4 task, hoàn thành báo cáo gửi cho sếp. Có thể ghi cụ thể và đi chi tiết từng nhiệm vụ để bạn có cái nhìn chuẩn xác hơn về mức độ “nặng/nhẹ” của công việc.

Để có thể tăng tính khả thi khi bạn xác định lượng công việc cần làm. Hãy phân loại và viết lượng việc đó ra 2 quyển sổ. Một quyển chứa danh sách các công việc, mục tiêu cần đạt trong thời gian dài hạn. Quyển còn lại chứa những nhiệm vụ mà bạn cần hoàn thành trong một ngày. Tính toán, sắp xếp thời gian cho từng công việc và check list thường xuyên sẽ giúp bạn làm chủ “đầu vào và đầu ra” của công việc.

Vạch ra mức độ ưu tiên

Bạn sẽ rất khó để biết bản thân cần bắt đầu từ đâu khi có quá nhiều công việc dồn đến một lúc. Trong những tình huống bối rối như thế, việc bạn cần làm là đánh giá mức độ ưu tiên của từng công việc. Bạn có thể căn cứ vào yêu cầu được giao và khả năng của bản thân để định tầm quan trọng và cấp bách của mỗi nhiệm vụ. Nhưng nhìn chung, có 4 cấp bậc đánh giá thường thấy nhất:

1. Quan trọng & Khẩn cấp
2. Quan trọng & Không khẩn cấp
3. Không quan trọng & Khẩn cấp
4. Không quan trọng & Không khẩn cấp

Đây là một cách tuyệt vời để bạn rèn luyện khả năng sắp xếp thời gian, đồng thời là nền móng xây dựng những thói quen làm việc hiệu quả và lành mạnh. Đảm bảo bạn điều tiết được dòng thời gian cần và đủ cho các công việc, thậm chí trong những trường hợp đột xuất, bạn vẫn dễ dàng xử lý được các nhiệm vụ bổ sung tức thời.

Không trì hoãn

Một thói quen khó bỏ của chúng ta trong thời đại số hiện nay chính là trì hoãn: “5 phút nữa thôi tôi sẽ quay lại làm việc ngay”. Hoặc bạn thường xuyên bị xao nhãng bởi âm thanh thông báo của mạng xã hội, tiếng ồn của bàn phím hay thậm chí là tiếng nhạc phát ra từ bàn kế bên. Chính bởi các yếu tố khách quan bên ngoài cũng như thói quen sinh hoạt cá nhân tác động không nhỏ đến hiệu suất công việc.

Điều quan trọng ở đây là bạn phải thấy được tầm quan trọng của việc sắp xếp thời gian, tối ưu quỹ thời gian hết mức có thể. Mỗi giờ phút trôi qua là vàng, là bạc, có thể giúp bạn tạo ra vô số cơ hội. Chính vì thế, ngưng việc trì hoãn là cách thể hiện sự trân trọng sức lực của bản thân cũng như những giờ phút quý báu. Sau khoảng thời gian sắp xếp thời gian hợp lý để tập trung làm việc, bạn có thể tự thưởng cho bản thân bằng một bộ phim trên Netflix cùng phần gà rán nóng hổi vừa order, như thế thì còn gì tuyệt bằng?

Thời gian nghỉ ngơi khoa học

Ngồi cắm cúi làm việc liên tục gần 8 tiếng đồng hồ và thậm chí là hơn thế nữa không giúp bạn giải quyết công việc tốt hơn. Thời gian làm việc nhiều không đồng nghĩa với hiệu quả công việc tăng, nhưng sắp xếp thời gian làm việc ngắt nghỉ khoa học chắc chắn sẽ làm tăng hiệu quả công việc. Cách quản lý thời gian hiệu quả là khi tạo ra các khoảng nghỉ trong quá trình làm việc, giúp hồi phục sức tập trung cũng như khơi lại hứng khởi.

Bởi sức tập trung của một người bình thường chỉ tầm 40 phút đến 60 phút. Thế nên khi bạn có dấu hiệu mất tập trung, suy nghĩ vẩn vơ hoặc quên mất điều bạn định làm, hãy thư giãn đầu óc tầm 5 đến 10 phút. Hãy xem việc nghỉ ngơi cũng quan trọng như những công việc bạn đang xử lý, có nghỉ ngơi thì kết quả công việc của bạn mới thực sự đạt như ý muốn.

Nhận nhiệm vụ “có chọn lọc”

Dù cho bạn có sắp xếp thời gian hiệu quả và logic như thế nào, nhưng không biết cách từ chối lượng công việc mới được giao tới khi đang quá tải, đồng nghĩa với việc bạn thất bại. Ban đầu, bạn có thể vì cả nể mà cảm thấy ngại ngùng hoặc sợ ai đó thất vọng khi từ chối họ. Tuy nhiên, nếu bạn nhận chỉ vì để làm hài lòng người khác, người rơi vào hoàn cảnh khó khăn tiếp theo chính là bạn.

Nhận thêm công việc làm giảm đi mức độ hiệu quả và khả năng thành công của bạn. Bởi thay vì tập trung vào xử lý công việc chính yếu và hoàn thành nó một cách tốt nhất. Thì giờ đây bạn phải san sẻ bớt sức lực để “gánh” thêm phần việc của người khác. Hãy nhìn vào các kế hoạch mà bạn đã viết ra, thời gian mà bạn đã tính toán, đánh giá mức độ cấp bách công việc của bạn để biết cách nói không với những yêu cầu không cần thiết.

Khó có ai có thể sống một cuộc sống cân bằng hoàn hảo, thế nên việc sắp xếp thời gian làm việc đối với những người bận rộn luôn là một thách thức. Bên cạnh đó, bạn cũng lần lưu ý sắp xếp quỹ thời gian dự trù đề phòng các trường hợp bất trắc.

Một khi bạn tự rèn luyện cho mình thói quen quản lý thời gian logic, nghiêm túc tuân thủ để xây dựng thói quen lành mạnh. Chắc chắn, bạn sẽ cảm nhận được sự thoải mái, cụ thể trong công việc cần làm và tạo ra những giá trị tốt đẹp trong tương lai.