10 lưu ý giúp bạn tìm được một văn phòng làm việc chuyên nghiệp, hiện đại

Trong nền kinh tế đầy cơ hội cũng lắm thách thức hiện nay, doanh nghiệp đảm bảo sản phẩm/dịch vụ có chất lượng tốt không có nghĩa rằng điều này đảm bảo được doanh nghiệp sẽ phát triển dài lâu. Muốn đi xa, doanh nghiệp phải sở hữu được lòng yêu mến và sự tín nhiệm của khách hàng. Cách đơn giản nhất là xây dựng ấn tượng tốt với khách hàng ngay từ văn phòng của doanh nghiệp: thật chuyên nghiệp và hiện đại.

Văn phòng làm việc trọn gói là gì?

Văn phòng làm việc trọn gói là mô hình cho thuê văn phòng và diện tích làm việc, trong dịch vụ có cung cấp tất cả những trang thiết bị cần thiết như: máy in, máy photocopy, phòng khách, phòng họp… Điểm đặc biệt của loại hình cho thuê văn phòng này là sự hiệu quả. Tất cả những khoản phí: wiffi, bảo trì phòng ốc, an ninh, lễ tân… đều được bên cung cấp dịch vụ đảm bảo.

Thay vì phải “đầu bù tóc rối” tính toán từng khoản chi phí nhỏ cho văn phòng làm việc, dịch vụ văn phòng trọn gói đã làm thay phần việc đó cho doanh nghiệp. Nhiệm vụ của bên thuê văn phòng sẽ được rút gọn lại: tập trung vào hoạt động kinh doanh, tối ưu hóa lợi nhuận cho chính doanh nghiệp mình.

10 lưu ý để tìm thuê được văn phòng làm việc chuyên nghiệp, hiện đại

Vị trí văn phòng

Vị trí thuê văn phòng là tiêu chí quan trọng cần lưu tâm khi tìm thuê văn phòng trọn gói. Vị trí của tòa nhà ở đường lớn hay nhỏ, mặt tiền hay trong hẻm? Nằm ở đường nào, quận nào, vị trí đó có thuộc trung tâm thành phố? Tòa nhà nắm ở hướng nào, có tầm nhìn thông thoáng hay không?

Một vị trí đảm bảo ánh sáng đầy đủ, đường phố thuận lợi cho giao thông, sạch sẽ và thoáng đãng sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc kinh doanh, quảng cáo thương hiệu. Bên cạnh đó, doanh nghiệp thuê văn phòng cũng cần lưu ý đến vấn đề ngập lụt đường sá. Hãy dành thời gian tìm hiểu và quan sát khu vực muốn thuê.

Diện tích văn phòng muốn thuê

Tại thành phố Hồ Chí Minh hiện nay, rất nhiều nhà cung ứng dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói với những quy mô và diện tích mặt bằng khác nhau. Căn cứ vào số lượng nhân viên của doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn diện tích thuê phù hợp. Nếu tầm từ 4-5 nhân viên thì có thể lựa chọn thuê 15m², trung bình mỗi nhân viên là 3m².

Bạn có thể hỏi trước bên cung cấp văn phòng trọn gói về vấn đề diện tích mặt bằng bên đó liệu có thể đáp ứng được nhu cầu thuê của bạn không. Tránh trường hợp ổn thỏa tất cả về giá tiền, quy mô, vị trí…nhưng mỗi diện tích bất hợp lý, như thế làm mất thời gian của đôi bên.

Giá cả của văn phòng muốn thuê

Giá thuê văn phòng trọn gói tại các tòa nhà thường tính theo mét vuông với mức giá cố định. Gía thuê văn phòng có nhiều yếu tố tác động đến giá thuê tổng thể: giá thuê tùy thuộc vào địa chỉ có đắc địa, có gần trung tâm thành phố hay không? Diện tích thuê như thế nào? Gía thuê đã bao gồm VAT chưa? Đã bao gồm các chi phí điện lạnh chưa?

Lưu ý rằng giá thuê nhà của công ty phải chịu mức thuế là 10%, giá thuê nhà của tư nhân mức thuế khoảng 23% tùy vị trí. Cần làm rõ giá thuê văn phòng ngay từ đầu đã bao gồm thuế chưa. Hãy tỉnh táo để lựa chọn được văn phòng trọn gói phù hợp với khả năng thanh toán của doanh nghiệp bạn.

Thời hạn thuê văn phòng

Doanh nghiệp bạn cần lưu ý thời hạn thuê văn phòng. Đây là khoảng thời gian thuê sẽ kéo dài trong bao lâu. Doanh nghiệp hãy xem xét luôn mức bồi thường khi một trong hai bên đơn phương chấm dứt hợp đồng đã ký kết trước thời hạn.

Thông thường các tòa nhà sẽ để mức hợp đồng từ 2-5 năm. Khoảng thời gian này dùng để trừ khấu hao cho các khoản đầu tư về thi công, thiết kế và trang trí văn phòng. Tốt nhất, doanh nghiệp hãy thỏa thuận thời gian thuê ngắn để đỡ bị ảnh hưởng khi công ty gia tăng số lượng nhân viên và cần chuyển đến không gian văn phòng mới lớn hơn.

Điều kiện thanh toán

Tránh trường hợp sau khi ký kết hợp đồng thuê thì lại xuất hiện hàng tá điều khoản quy định không mong đợi dẫn đến xung đột đôi bên trong quá trình thuê văn phòng. Do đó, hai bên cần đàm phán cụ thể và đưa ra quyết định ký hợp đồng.

Điều kiện thanh toán khi thuê văn phòng trọn gói là như thế nào? Số tiền cần đặt cọc là bao nhiêu và phải đặt cọc bao nhiêu tháng? Thông thường có nơi yêu cầu đặt cọc 1-2 tháng, có nơi lại yêu cầu đặt cọc 3 tháng tùy thuộc vào thời hạn thuê.

Các chi phí đi kèm

Trước khi thuê văn phòng, doanh nghiệp cần làm sáng tỏ những vấn đề sau:

• Tiền gửi xe và số lượng xe quy định: cụ thể số lượng xe được đặt trong tòa nhà là bao nhiêu? Chi phí để xe bao nhiêu 1 tháng? Một số nơi cung cấp dịch vụ sẽ miễn phí một lượng vị trí đậu xe nhất định. Tuy nhiên đa phần nhu cầu của công ty luôn vượt quá số chỗ quy định đó.
• Chi phí làm việc ngoài giờ: thông thường những tòa nhà cho thuê văn phòng trọn gói chỉ làm việc trong giờ hành chính từ thứ 2 đến thứ 7. Nếu doanh nghiệp bạn thường xuyên tăng ca làm quá giờ hành chính thì nên trao đổi với bên cho thuê để thỏa thuận mức giá phù hợp nhất.
• Chi phí quản lý: Bao gồm các khoản như an ninh, vệ sinh, lễ tân. Phí quản lý là một trong những chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến giá thuê văn phòng tổng thể. Nó phản ánh được quy mô và chất lượng dịch vụ của nơi cho thuê văn phòng trọn gói.

Trang thiết bị của văn phòng

Doanh nghiệp khi thuê cần chú ý kỹ những trang thiết bị được lắp đặt tại văn phòng trọn gói. Đặc biệt chú ý đến thang máy, hệ thống điều hòa, ánh sáng, máy móc in ấn. Những trang thiết bị này mang tính quyết định đến giá trị sử dụng của văn phòng về dài hạn.

Một vài câu hỏi có thể check list trong quá tình tìm hiểu về bên cho thuê như: Hệ thống camera giám sát tại các sàn văn phòng có không? Trần và sàn của văn phòng hoàn thiện chứ?

Những tiện ích tại văn phòng

Văn phòng gần giống như ngôi nhà thứ hai của nhân viên, chính vì thế, doanh nghiệp khi đi thuê cần có sự lưu tâm đúng mực tới các tiện ích cơ bản. Các tiện ích đó là xung quanh văn phòng có nơi để ăn uống không? Trong văn phòng có máy pha cà phê hoặc lò vi sóng chứ? Có ngân hàng để giao dịch tiền tệ? Văn phòng có các dãy ghế sô-pha dài cho nhân viên nghỉ ngơi chứ?

Thiết kế văn phòng

Bước vào văn phòng là bước vào một không gian mang bản sắc và cá tính của doanh nghiệp. Chính vì thế, lựa chọn được một văn phòng tiện nghi thôi chưa đủ, mà văn phòng đó phải toát lên được cái “tôi” của doanh nghiệp mới thực sự lý tưởng.

Điều quan trọng là khi đàm phán với bên cho thuê, doanh nghiệp phải làm rõ ràng vấn đề có được chỉnh sửa lại thiết kế/nội thất bên trong văn phòng hay không. Tránh tình trạng thuê được mà thiết kế lại không được, gây cảm giác hụt hẫng, không thực sự hài lòng với nơi mình làm việc.

Đảm bảo về pháp lý

Hãy xem xét thủ tục pháp lý đi kèm cùng các yếu tố đã phân tích ở trên như: giá cả, diện tích, vị trí, tiện ích… Một nơi cho thuê uy tín, có nền móng về pháp lý luôn ít rủi ro và đảm bảo được chất lượng dịch vụ cho doanh nghiệp.

Tips để giảm đến mức tối thiểu rủi ro khi gặp phải nơi cho thuê không đáng tin cậy là thực hiện theo quy trình: Tìm đọc thông tin về bên cho thuê; yêu cầu đưa ra bằng chứng cho thấy bên cho thuê kinh doanh thuận lợi, không có nợ xấu; khảo sát về tài chính và đưa ra bản cam kết chấm dứt hợp đồng nếu bên cho thuê không thể đảm bảo trách nhiệm.

Kết luận

Các dịch vụ văn phòng tại TP.HCM như văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ đang ngày càng “mọc lên như nấm”. Thời buổi thật giả lẫn lộn, chính vì thế, doanh nghiệp khi tìm thuê cần hiểu biết và cân nhắc lựa chọn thông minh.

Hi vọng thông qua 10 lưu ý giúp bạn tìm được một văn phòng làm việc chuyên nghiệp, hiện đại của sechiavanphongchiase. Từ đây hỗ trợ doanh nghiệp bạn phần nào trong quá trình “chọn mặt gửi vàng” thuê được văn phòng hoạt động kinh doanh ưng ý.