5 GIẢI PHÁP TIẾT KIỆM CHI PHÍ THUÊ VĂN PHÒNG

"Sức đề kháng" của doanh nghiệp có giới hạn nhất là trong thời kì tài chính không ổn định và họ cần tìm cách xoay sở để sinh tồn.  Bài toán đặt ra là làm thế nào để vừa duy trì hoạt động nhưng vẫn tối thiểu hóa chi phí. Một trong những chi phí có thể cắt giảm được nhưng vẫn không làm ảnh hưởng đến hiệu suất đó là chi phí cho thuê văn phòng. 

Bài toán thu hẹp chi phí văn phòng là không dễ dàng đối với các doanh nghiệp. Để trả lời cho bài toán này, cùng xem qua năm giải pháp tiết kiệm chi phí dưới đây nhé:

Sử dụng văn phòng tại nhà

Bạn không đọc nhầm đâu, tận dụng nhà ở làm văn phòng là một lựa chọn tiết kiệm nhất đối với những Startup. Nếu bạn có một căn nhà vừa đủ rộng, đầy đủ trang thiết bị văn phòng thì thật may mắn bạn hoàn toàn có thể tận dụng nó. Sẽ không còn phải lo âu về phí thuê văn phòng, phí dịch vụ hay nhiều khoản phí khác. Thêm vào đó bạn tự do, thoải mái làm việc tại không gian nhà mình, giúp bạn chủ động thời gian để thực hiện thật tốt nhiệm vụ của mình. 

Tuy nhiên, làm việc tại nhà lại gặp khá nhiều bất cập trong quá trình làm việc. Có thể kể đến, bạn sẽ mất tập trung với môi trường xung quanh, gặp gỡ khách hàng tại địa chỉ nhà sẽ không được chuyên nghiệp. Chưa kể đến, ngôi nhà của bạn có vị trí thuận lợi hay không, có dễ tìm hay không? Nếu doanh nghiệp mở rộng quy mô chắc chắn sẽ không có nhiều không gian để làm việc như trước. 

Làm việc tại quán cà phê

Thay vì ngồi gò bó trong các văn phòng hay chính ngôi nhà của mình nhiều người đã chọn quán cà phê như một nơi làm việc lý tưởng. Với không gian rộng rãi, tràn ngập ánh sáng, wifi vù vù lại nằm ở các con đường có giao thông thuận tiện. Có lẽ đây là sự lựa chọn không “tồi” để kích thích sự sáng tạo trong công việc. Bạn có thể thoải mái làm nhiều việc khác nhau mà không lo bị nhắc nhở, vừa làm việc vừa thưởng thức cà phê lại vừa nói chuyện với bạn bè.

Bên cạnh những điểm cộng sáng giá, giải pháp lại còn tồn tại một khuyết điểm lớn đó là làm cho mọi người dễ bị phân tán. Hầu hết các quán cà phê làm việc đều có không gian khá yên tĩnh, nhưng để bạn có thể hoàn toàn tập trung làm việc thì lại là một điều khó. Không những thế, việc gặp đối tác khách hàng cũng không chuyên nghiệp như cách chúng ta tiếp đón tại một văn phòng làm việc. 

Có lẽ bạn cũng đã áp dụng những cách trên để giảm bớt gánh nặng tài chính thì thật sự giải pháp này không hiệu quả, nhất là thời gian dịch bệnh này. Doanh thu giảm, dẫn đến ít việc, doanh nghiệp cần phải xoay sở tình thế thật nhanh chóng, phân bổ chi phí phù hợp, cũng là bài toán khó đối với các doanh nghiệp.

Văn phòng ảo

Một trong những cách để tiết kiệm chi phí là sử dụng các dịch vụ thuê văn phòng giá rẻ trong đó không thể bỏ qua dịch vụ văn phòng ảo. Doanh nghiệp muốn có một địa chỉ kinh doanh hợp pháp, một văn phòng đại diện sang trọng để có thể đón tiếp đối tác thì đây là một sự lựa chọn vô cùng đúng đắn. 

Sử dụng văn phòng ảo, chủ doanh nghiệp có thể điều hành công việc từ xa mà không cần phải đến công ty. Tất cả các thông tin liên quan đến doanh nghiệp như thư từ/ bưu phẩm đều được nhân viên dịch vụ nhận và chuyển ngay cho bạn. Đây cũng là giải pháp có thể tiết kiệm đến 90% chi phí thuê văn phòng.

Bên cạnh đó, dịch vụ văn phòng ảo còn mang đến 25 tiện ích của một văn phòng cao cấp. Từ địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp pháp cho đến không gian tiếp đón khách  hàng, lễ tân, điện nước, wifi, trang thiết bị văn phòng...Vì vậy, một văn phòng chuyên nghiệp, hiện đại sẽ góp phần xây dựng hình ảnh thương hiệu cho doanh nghiệp, tăng độ tin cậy trong mắt đối tác và khách hàng.

Văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ hiện đang là một trong những loại hình văn phòng phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tối ưu chi phí. Văn phòng chia sẻ được đặt tại tòa nhà có vị trí đắc địa, không gian làm việc chuyên nghiệp, trang bị đầy đủ trang thiết bị của một không gian văn phòng. 

Hơn thế, ưu điểm vượt trội của loại hình này là mức chi phí chỉ bằng 20% so với khi thuê văn phòng thông thường. Không gian văn phòng chuyên nghiệp, tiện ích vượt trội, linh hoạt và dịch vụ chuyên nghiệp. Bởi vậy đây là lựa chọn lý tưởng cho muốn doanh nghiệp thuê văn phòng tại Quận 1, Quận Bình Thạnh. Ngoài vị trí trung tâm đắc địa như quận 1, Bình Thạnh thì hiện nay, với sự phát triển vượt bậc của thành phố Hồ Chí Minh thì những quận như Phú Nhuận, quận 9 và đặc biệt khu đô thị Vạn Phúc - Thủ Đức là nơi đang được phát triển mạnh mẽ.

Văn phòng trọn gói

Văn phòng trọn gói là hình thức cho thuê văn phòng phù hợp với các doanh nghiệp cần văn phòng đại diện, văn phòng giao dịch. Những văn phòng này có cơ sở vật chất hiện đại, phòng họp trực tuyến chất lượng cao tiện ích cho mùa dịch, môi trường, không gian làm việc riêng cũng được đảm bảo an toàn vệ sinh. Ngoài ra, bạn còn giảm thiểu chi phí văn phòng, chi phí nhân sự cho các bộ phận lễ tân, vệ sinh, IT.

Câu chuyện tối ưu chi phí không phải là chuyện đơn giản mà nó cần sự tính toán chi tiết, hợp lý. Đặc biệt, trước tình hình Covid 19 đang diễn biến phức tạp, sở hữu một văn phòng chuyên nghiệp, an toàn là mong ước của cá nhân, công ty mới thành lập,  đang chuẩn bị hoặc vừa thành lập doanh nghiệp. Trên đây là 5 cách giúp giải quyết vấn đề chi phí văn phòng trong mùa Covid 19. Hy vọng bạn sẽ tìm được cách phù hợp với doanh nghiệp của mình.