5 rủi ro hay gặp phải khi thuê văn phòng ảo kém chất lượng

Trong bối cảnh giá cả bất động sản ngày càng “cao ngút trời”, việc tìm mặt bằng và xây dựng được một văn phòng làm việc đủ tiêu chuẩn là điều vô cùng khó khăn đối với đại đa số các doanh nghiệp. Nhưng từ khi có văn phòng ảo, tất cả vấn đề đều được giải quyết và đáp ứng ổn thỏa.

Văn phòng ảo không chỉ cung cấp địa chỉ kinh doanh đắc địa, nâng cao hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp mà còn có đầy đủ tiện ích như một văn phòng thực thụ. Tuy nhiên, các lợi ích này chỉ thực sự tồn tại khi bạn tìm thuê được nơi cung cấp dịch vụ chất lượng. Ngược lại, khi gặp phải nơi cho thuê văn phòng ảo “dỏm” thì rủi ro là thứ mà bạn phải đối mặt. Cụ thể là 5 rủi ro dưới đây đã được Sẻ chia văn phòng chia sẻ phân tích:

1. Các vấn đề về pháp lý

Văn phòng ảo tuy được công nhận là hợp pháp theo Luật Doanh Nghiệp 2005, song hiện tại không có bất kỳ quy định pháp lý nào quy định hoặc điều chỉnh quy chế xử lý đối với những trường hợp liên quan đến thuê văn phòng ảo. Lỗ hổng về mặt pháp lý này của văn phòng ảo cần được những doanh nghiệp lưu ý kĩ trước thuê, bởi họ sẽ có rất ít sự bảo vệ quyền lợi từ đơn vị cung cấp dịch vụ.

Các doanh nghiệp khi thuê văn phòng ảo phải tự chịu trách nhiệm, đảm bảo được tính trung thực khi khai báo địa chỉ kinh doanh, địa chỉ đó được doanh nghiệp sử dụng để làm trụ sở. Một số doanh nghiệp còn trẻ, thiếu kinh nghiệm trong việc đọc hợp đồng nên không tìm hiểu rõ những điều khoản trước khi ký kết với bên cho thuê.

Từ đó xảy ra tranh chấp, mâu thuẫn, đương nhiên, thiệt thòi sẽ nằm ở bên doanh nghiệp nhiều hơn. Rủi ro lớn luôn nằm ở nơi cho thuê văn phòng ảo kém chất lượng, bởi trong hợp đồng của họ thường “gài” những điều khoản không cụ thể, rõ ràng.

2. Sự thiếu chuyên nghiệp ở bộ phận lễ tân

Bộ phận lễ tân là gương mặt đại diện, ấn tượng ban đầu của khách hàng về doanh nghiệp tốt hay xấu phụ thuộc rất nhiều vào cách cư xử của lễ tân với họ. Khi thuê văn phòng ảo đồng nghĩa với việc bạn không cần phải đến văn phòng, khi có thư từ hoặc đối tác ghé thăm. Đội ngũ lễ tân sẽ thay doanh nghiệp bạn tiếp đón và chuyển phát bưu phẩm trong thời gian nhanh nhất có thể.

Nhưng ở một số đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo tại TPHCM chưa có nhiều kinh nghiệm, việc đào tạo lễ tân của họ không bài bản, dẫn đến cách đón tiếp khách hàng của lễ tân thiếu chuyên nghiệp và ân cần. Ngay từ những phút gặp gỡ ban đầu đã nhiều sự lúng túng khiến khách hàng tiềm năng của bạn khó chịu, mất cảm tình. Không chỉ thế, vì chưa được đào tạo kĩ nên ở khâu xử lý và chuyển bưu phẩm, thư từ của lễ tân diễn ra lâu. Làm mất thời gian của đối tác, ảnh hưởng đến quá trình hợp tác và kinh doanh của doanh nghiệp.

3. Khả năng bảo mật thông tin chưa đảm bảo

Trong bối cảnh công nghệ 4.0 lên ngôi, việc các hacker tung hoành đánh cắp thông tin là  một nỗi ám ảnh. Hậu quả sau những lần bị đánh cắp thông tin là vô cùng nặng nề, thua lỗ lên đến hàng chục tỷ đồng. Chính vì thế, bảo mật thông tin là yêu cầu đặt lên hàng đầu, đặc biệt khi doanh nghiệp sử dụng mô hình văn phòng ảo.

Có rất nhiều doanh nghiệp hoạt động ở ngành nghề đòi hỏi tính bảo mật cao. Ở họ chọn thuê những nơi cho thuê văn phòng ảo uy tín lâu năm, việc bảo mật thông tin khách hàng, thư từ, email, điện thoại là tuyệt đối an toàn. Nhưng tại các cơ sở nhỏ, lẻ và thiếu chuyên môn, xác suất doanh nghiệp thuê bị lộ thông tin về nhân sự, khách hàng, tình hình kinh doanh… là “bất-cứ-lúc-nào”.

4. Các dịch vụ kém chất lượng

Không phải tòa nhà cho thuê văn phòng nào cũng sẽ cung cấp dịch vụ với chất lượng đảm bảo tối ưu cho bạn, đặc biệt là những nơi cho thuê văn phòng ảo giá rẻ, kém uy tín. Trong mỗi tòa nhà, mỗi công ty văn phòng ảo có rất nhiều cá nhân/doanh nghiệp cùng sử dụng dịch vụ. Bạn chỉ là một trong số rất nhiều khách hàng cùng tham gia sử dụng chung một địa chỉ tòa nhà và các tiện ích đi kèm khác.

Chính vì có nhiều người dùng chung các tiện ích nên có thể dẫn đến tình trạng chủ cung cấp dịch vụ lơ là trong việc cải thiện, nâng cấp chất lượng dịch vụ thường xuyên. Thế nên trước khi thuê văn phòng ảo, doanh nghiệp hãy tìm hiểu kỹ càng những điều khoản quy định về đảm bảo chất lượng dịch vụ trong tòa nhà, tránh những rủi ro không đáng có xảy ra.

5. Dịch vụ không tương xứng với số tiền bỏ ra

Một điều rõ ràng là giá thuê văn phòng ảo thấp hơn chi phí bỏ ra để đầu tư cho văn phòng truyền thống. Khi thấy số tiền bỏ ra thấp, các doanh nghiệp thuê có xu hướng chủ quan và cảm thấy đây là một “món hời” đối với họ. Bởi không chỉ họ được sở hữu địa chỉ đắc địa, lại còn được tận hưởng những tiện ích chuyên nghiệp như một văn phòng thực thụ. Chính sự thiếu kĩ lưỡng ở khâu đánh giá chất lượng dịch vụ liệu có tương ứng với số tiền họ bỏ ra hay không, mà về lâu dài đã gây ra những thiệt hại đáng kể ảnh hưởng trực tiếp tới doanh nghiệp.

Thoạt đầu, ví dụ với mức giá 400.000đ/tháng, bạn cảm thấy quá hợp lý cho mức chi phí cơ hội bỏ ra hằng tháng để làm việc. Nhưng xét về thực tế, bạn phải suy xét theo thời gian lâu dài sử dụng văn phòng ảo, công việc lâu dài đồng nghĩa sử dụng dịch vụ lâu dài. Càng sử dụng, chúng ta thường có xu hướng nâng cấp các gói dịch vụ lên quy mô lớn hơn. Dẫn đến tình trạng các mức giá đẩy lên một cách chóng mặt trong tương lai.

Việc doanh nghiệp lựa chọn thuê văn phòng ảo cũng giống như việc lựa chọn người bạn tâm giao, hỗ trợ mình trong những ngày đầu chập chững khởi nghiệp. Thuê được một văn phòng ảo không khó, cái khó là tìm được nơi cung cấp dịch vụ chất lượng và uy tín. Bởi hiện tại có rất nhiều bên cho thuê văn phòng ảo mánh khóe, sử dụng các chiêu trò câu khách nhằm trục lợi cho chính mình chứ không quan tâm đến người dùng. Nếu không muốn doanh nghiệp bạn gặp phải bên kém chất lượng, lừa đảo, hãy có đủ kiến thức, tìm hiểu và chọn lọc kỹ càng trước khi ra bất kỳ quyết định thuê văn phòng ảo nào.